DACI: un método simple para evitar que los proyectos se queden sin dueño

El papel distintivo de DACI es el Driver. Esta persona no necesariamente tiene autoridad final ni ejecuta personalmente cada tarea; su responsabilidad consiste en mantener el proceso avanzando, coordinar a participantes, buscar información necesaria y evitar que el asunto desaparezca entre otras prioridades. Puede compararse con quien lleva el ritmo de un proyecto y se asegura de que cada siguiente paso ocurra.

Esta figura resulta extraordinariamente útil porque muchas organizaciones confunden decisión con seguimiento. El director aprueba algo durante una reunión y todos salen suponiendo que alguien comenzará a ejecutarlo. Dos semanas después descubren que nadie entendió tener la responsabilidad de coordinar.

Después de más de cuarenta años en los negocios, considero que ésta es una de las causas más comunes de proyectos detenidos. La empresa no necesitaba otra idea ni más recursos; necesitaba alguien que despertara cada mañana sabiendo que aquel resultado era particularmente suyo.

El Approver es quien posee autoridad final sobre la decisión. Conviene que exista uno claramente identificado. Si un proyecto necesita dos aprobaciones por razones jurídicas o financieras específicas puede diseñarse esa excepción, pero multiplicar aprobadores sin necesidad vuelve el proceso vulnerable a parálisis.

La autoridad final no significa que la persona pueda decidir ignorando información. Precisamente los Contributors existen para aportar conocimiento y perspectivas necesarias. La calidad de la decisión depende de que se consulte a quienes realmente saben, pero la velocidad depende de que no confundamos conocimiento con autoridad.

Los Informed deben conocer aquello decidido porque les afectará o necesitarán coordinar posteriormente, pero no participan activamente en la formación de la decisión. Esta categoría resulta especialmente útil para reducir reuniones. Podemos comunicar una conclusión de manera eficiente sin obligar a personas a presenciar todo el proceso que la produjo.

En empresas grandes, la cantidad de tiempo consumido por reuniones tiene un costo enorme y rara vez se calcula. Una reunión de una hora con doce directivos utiliza doce horas de capacidad ejecutiva. Si cuatro de esas personas únicamente necesitaban conocer el resultado, probablemente existía una forma mucho más eficiente de mantenerlas informadas.

DACI también es útil porque distingue al Driver del Approver. Quien mantiene el proyecto avanzando no tiene necesariamente que ocupar la posición jerárquica más alta. De hecho, puede resultar más efectivo que sea alguien suficientemente cerca del trabajo para coordinar detalles y suficientemente empoderado para solicitar información.

Esta estructura desarrolla talento. Una persona joven puede funcionar como Driver de un proyecto importante bajo la autoridad de un ejecutivo que conserva aprobación final. Durante el proceso aprende a coordinar, resolver bloqueos y presentar decisiones.

Para una empresa familiar, encuentro enorme valor en este diseño. Podemos formar a la siguiente generación mediante responsabilidades progresivas sin entregarle inmediatamente todo el riesgo. Un hijo puede dirigir el proceso de análisis de una nueva inversión, coordinar especialistas y construir la recomendación mientras el consejo o el fundador conserva temporalmente autoridad final.

Con el tiempo, conforme demuestra criterio, puede asumir también el papel de Approver en determinadas decisiones. La sucesión se convierte así en una secuencia de capacidades, no en un día simbólico donde repentinamente alguien recibe todo.

Otro beneficio de DACI es hacer visible cuándo el Driver carece de autoridad práctica. Podemos asignar formalmente a alguien y posteriormente impedirle solicitar información o convocar a personas necesarias. En ese caso el problema no está en la herramienta, sino en la coherencia de la organización.

La responsabilidad necesita acompañarse de medios suficientes para ejercerla.

También debemos evitar que el Driver se convierta en secretario administrativo que solamente persigue pendientes. Su función incluye comprender suficientemente el objetivo para detectar bloqueos y mantener la conversación sobre aquello que importa. Coordinar no significa únicamente enviar recordatorios.

Una buena selección de Driver puede determinar gran parte del éxito del proyecto.

Después de más de cuatro décadas de actividad empresarial, he aprendido que no siempre debemos escoger para esa función a la persona con mayor rango. Muchas veces conviene elegir a quien tiene energía, disponibilidad y una visión suficientemente completa del asunto.

La organización necesita aprender a reconocer liderazgo de proyecto sin confundirlo siempre con jerarquía permanente.

Esto permite que personas distintas desarrollen capacidad sobre iniciativas diferentes.

DACI puede aplicarse igualmente a proyectos aparentemente pequeños. Imaginemos que queremos renovar un proceso de atención, implementar una herramienta o desarrollar un nuevo producto comercial. Definir desde el inicio quién impulsa, quién aprueba, quién aporta y quién necesita información evita que el proyecto se convierta en un pendiente colectivo.

Lo colectivo puede ser importante y, sin embargo, necesita propiedad individual para avanzar.

En una empresa familiar, esta claridad también ayuda a reducir interferencias. Si un proyecto pertenece a determinada persona, otros miembros de la familia pueden ser Contributors o Informed sin intervenir directamente cada vez que aparece una diferencia. Esto protege tanto la autoridad como las relaciones personales.

La herramienta no elimina desacuerdos, pero define cómo serán procesados.

También permite evaluar desempeño con mayor justicia. Si sabemos quién fue Driver y qué obstáculos enfrentó, podemos analizar su capacidad. Si todos aparecen como responsables generales, resulta difícil identificar qué funcionó y qué necesita mejorar.

Para las nuevas generaciones, esta transparencia es especialmente formativa porque conecta responsabilidad con resultados.

Después de más de cuarenta años, considero que una empresa comienza a institucionalizarse cuando deja de depender de que el fundador pregunte constantemente “¿cómo va aquello?”. El proyecto debería tener una persona que ya está haciéndose esa pregunta sin necesitar recordatorio.

Ése es, en esencia, el valor del Driver.

DACI demuestra que algunas herramientas administrativas no necesitan ser complejas para cambiar comportamientos. Cuatro funciones correctamente entendidas pueden eliminar una cantidad importante de confusión.

La empresa no necesita que todos dirijan todo; necesita que alguien impulse, alguien decida, las personas correctas contribuyan y el resto reciba información suficiente para actuar después.

Cuando esa estructura existe, la colaboración deja de ser una excusa para la falta de dueño y se convierte en una verdadera capacidad colectiva.