El método atribuido al consultor Ivy Lee se hizo famoso por una regla de extraordinaria sencillez: al terminar la jornada, escribir las seis cosas más importantes que deben hacerse al día siguiente, ordenarlas por prioridad y comenzar por la primera antes de pasar a la siguiente. La historia tradicional que relaciona el método con el empresario Charles M. Schwab se ha repetido durante décadas, aunque muchos detalles de aquella anécdota son difíciles de verificar históricamente. Lo que sí puede evaluarse es la lógica del método: limitar prioridades, ordenar antes de comenzar el día y evitar que cada nueva solicitud destruya automáticamente aquello que habíamos decidido que era importante.
La fuerza del método Ivy Lee se encuentra precisamente en el límite de seis. Una lista abierta puede crecer hasta incluir cada responsabilidad posible y terminar sin comunicar cuál realmente importa. Obligar a elegir una cantidad pequeña exige jerarquía.
No todo merece estar entre las prioridades del siguiente día.
Después de más de cuarenta años dirigiendo empresas, considero que ésta es una disciplina mucho más difícil de lo que parece.
Las organizaciones producen continuamente asuntos relevantes.
Elegir seis significa aceptar que muchas cosas igualmente válidas tendrán que esperar.
Priorizar no consiste en identificar aquello importante; consiste en ordenar entre cosas importantes.
La segunda regla consiste en establecer el orden antes de comenzar la jornada.
Esto tiene una ventaja psicológica importante.
Cuando llega la mañana y aparecen mensajes, llamadas y problemas, ya existe una decisión previa sobre aquello que merece atención.
Naturalmente, una verdadera emergencia puede cambiar el plan.
La diferencia está en no permitir que cualquier solicitud nueva tenga automáticamente mayor prioridad solamente porque llegó después.
Comenzar por la primera tarea también combate una costumbre frecuente: trabajar primero sobre aquello fácil porque produce sensación rápida de avance.
Podemos contestar veinte correos y sentirnos productivos mientras evitamos una decisión difícil que tenía muchísimo más valor.
El método obliga a enfrentar primero aquello que nosotros mismos identificamos como principal.
La siguiente regla consiste en terminar, o avanzar suficientemente, antes de pasar a la siguiente prioridad.
Esto no siempre puede aplicarse literalmente porque algunos trabajos dependen de terceros.
Sin embargo, el principio continúa siendo útil: evitar distribuir la atención entre demasiados asuntos.
Cuando una tarea queda bloqueada podemos pasar a la siguiente conscientemente, no simplemente porque perdimos concentración.
El método también propone trasladar al siguiente día aquello que no se terminó.
Esto crea una señal importante.
Si una actividad permanece repetidamente en la lista y nunca avanza, necesitamos preguntarnos si realmente es prioridad o si estamos evitando algo.
Una tarea que cambia de día durante dos semanas probablemente contiene información.
Puede requerir delegación, una decisión previa o simplemente eliminación.
Para un directivo, este sistema puede utilizarse en combinación con agenda.
No sirve seleccionar seis prioridades y posteriormente aceptar ocho horas de reuniones incompatibles.
La lista debe encontrar espacio real.
Esto conecta el método con Time Blocking.
Prioridad sin tiempo reservado continúa siendo solamente intención.
Dentro de una empresa familiar, una lista breve puede ayudar a reducir la dispersión del fundador.
Quien tiene múltiples negocios puede pasar el día saltando entre asuntos y terminar interviniendo parcialmente en todos.
Elegir unas pocas decisiones donde realmente necesita participar ayuda a delegar el resto.
La siguiente generación también puede utilizar esta disciplina para demostrar capacidad.
En lugar de reportar una enorme cantidad de actividades, puede mostrar cuáles eran sus prioridades y qué resultado consiguió.
Esto cambia la conversación desde presencia hacia ejecución.
Un joven directivo aprende así que estar ocupado no es un indicador suficiente de aportación.
También me gusta el método porque obliga a planear al final del día anterior.
Esa pequeña práctica permite cerrar mentalmente la jornada y comenzar la siguiente con menos fricción.
No necesitamos decidir desde cero qué hacer mientras todavía estamos despertando.
Existe ya una dirección.
Naturalmente, seis no es una cifra sagrada.
Algunas personas funcionan mejor con tres prioridades principales y otras con un número diferente.
Lo importante está en mantener el conjunto suficientemente pequeño para que la palabra prioridad conserve sentido.
Si elegimos veinte, regresamos al problema inicial.
Después de más de cuatro décadas en los negocios, considero que la simplicidad de una herramienta constituye muchas veces su principal ventaja.
Las metodologías sofisticadas pueden ser útiles, pero si requieren tanta administración que no logramos sostenerlas terminan abandonadas.
Una hoja con seis asuntos puede funcionar precisamente porque reduce la barrera.
No necesitamos software, capacitación ni reunión.
Necesitamos criterio.
El método también enseña que productividad implica renuncia.
Cada sí dentro de la lista produce varios no temporales fuera de ella.
Esta realidad puede incomodar a personas responsables que desean atender todo.
Sin embargo, intentar hacerlo todo simultáneamente suele perjudicar precisamente aquello que más importa.
La disciplina consiste en aceptar que algunas buenas tareas deberán esperar.
En las empresas, esta lógica debería llegar también a proyectos.
La dirección puede seleccionar pocas iniciativas estratégicas y terminarlas antes de abrir otras.
Una organización con treinta proyectos parcialmente avanzados puede conseguir menos que otra con cinco proyectos realmente cerrados.
El método Ivy Lee aplicado colectivamente nos recuerda el valor de limitar trabajo en proceso.
Para la siguiente generación, esta capacidad será todavía más importante porque la cantidad de oportunidades disponibles continúa creciendo.
Tecnología, información y conexiones producen constantemente nuevas posibilidades.
El reto no será encontrar algo que hacer.
Será decidir qué merece ignorar todo lo demás durante suficiente tiempo.
Después de más de cuatro décadas de experiencia empresarial, he aprendido que las grandes diferencias patrimoniales pueden surgir de unas pocas decisiones correctamente ejecutadas, no necesariamente de miles de actividades.
Elegir bien qué merece atención es entonces una competencia estratégica.
El método Ivy Lee parece demasiado sencillo para producir grandes cambios y quizá precisamente por eso resulta útil.
Nos obliga a preguntarnos cada día qué seis cosas serían más importantes si realmente tuviéramos que elegir.
La respuesta puede revelar con extraordinaria claridad cuánto de nuestra agenda cotidiana corresponde verdaderamente con aquello que decimos querer construir.
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